Personalabteilungen müssen häufig digitale Visitenkarten an bestimmte Mitarbeitergruppen ausgeben. Vertriebsteams benötigen sie. Personalvermittler benötigen sie. Führungskräfte benötigen sie. Viele andere Mitarbeiter jedoch nicht.
Die Herausforderung ist unkompliziertWie erstellt man digitale Visitenkarten für ausgewählte Mitarbeiter, ohne jede einzelne manuell zu gestalten oder die Erstellung unautorisierter Versionen zuzulassen?
QRCodeChimp Die Erstellung digitaler Visitenkarten für Einzelpersonen und in großen Mengen wurde bereits unterstützt. Viele Unternehmen wünschten sich jedoch einen kontrollierteren Prozess, bei dem Mitarbeiter ihre Daten über ein Formular übermitteln und die Personalabteilung die Anfrage genehmigt, bevor eine Visitenkarte generiert wird.
Genau das leistet der neue, genehmigungsbasierte Workflow für digitale Visitenkarten. Im Folgenden erfahren Sie, wie dieses Update funktioniert und wie es HR-Teams dabei unterstützt, Visitenkarten in großem Umfang, kontrollierter und effizienter zu erstellen.
- Die Herausforderung: Mitarbeiter benötigen Ausweise, die Personalabteilung benötigt Aufsicht.
- Die Lösung: QRCodeChimpGenehmigungsbasierter Workflow für digitale Visitenkarten
- Schritt für Schritt: So richten Sie Genehmigungsworkflows für die Erstellung digitaler Visitenkarten ein
- Vorteile von genehmigungsbasierten digitalen Visitenkarten für Personalmanager
- Wrap up
- Häufig gestellte Fragen
Die Herausforderung: Mitarbeiter benötigen Ausweise, die Personalabteilung benötigt Aufsicht.
Werfen wir einen Blick auf einige Probleme, mit denen Personalabteilungen bei der Erstellung digitaler Visitenkarten für Mitarbeiter in großem Umfang konfrontiert sein könnten.
Kein vereinfachter Antrags- und Genehmigungsprozess für digitale Karten
Viele Unternehmen wünschen sich digitale Visitenkarten nur für ausgewählte Mitarbeiter. Ohne ein geeignetes Antragssystem erstellt die Personalabteilung die Karten jedoch manuell oder verwaltet unübersichtliche Tabellen. Personalabteilungen benötigen daher eine einfache Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Daten einzureichen, sowie einen strukturierten Genehmigungsprozess, bevor eine Visitenkarte erstellt wird.
Inkonsistenzen in Bezug auf Fachgebiete, Design und Markenbildung
Wenn Mitarbeiter ihre digitalen Visitenkarten selbstständig erstellen, verwenden sie möglicherweise unterschiedliche Layouts, Farben oder Strukturen. Das Ergebnis sind widersprüchliche Markenauftritte, die für Kunden, Partner und alle, die mit Ihrem Team interagieren, verwirrend sind.
Alle digitalen Karten im Blick behalten
Mit dem Wachstum des Unternehmens wird die Nachverfolgung der Mitarbeiterkarten immer schwieriger. Die manuelle Überwachung ist anfällig für Fehler, doppelte Karten und veraltete Informationen, was dem Unternehmen schaden kann.
Nur wenn es einen vereinfachten Prozess zur Genehmigung von Erstellungsanträgen gäbe, richtig?
Lies weiter, denn genau das ermöglicht dir dieses Update. 🤩
Die Lösung: QRCodeChimpGenehmigungsbasierter Workflow für digitale Visitenkarten
QRCodeChimp Ermöglicht die Erstellung genehmigungsbasierter Workflows für digitale Visitenkarten.
Sie beginnen mit der Erstellung eines Massendatensatzes, der als Mastervorlage dient, und generieren daraus ein Formular. Mitarbeiter übermitteln ihre Daten über dieses Formular, und Sie legen fest, ob ihre Mitarbeiterkarten sofort oder erst nach Genehmigung durch die Personalabteilung erstellt werden.
Dies bietet den Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, Karten anzufordern, während die Personalabteilung die volle Kontrolle behält.
Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Merkmale dieser neuen Funktion:
- Die Mitarbeiter übermitteln ihre Daten über ein strukturiertes Formular.
- Die Personalabteilung kann Anträge genehmigen oder ablehnen, bevor eine Karte erstellt wird.
- Die Felder müssen für alle Karten einheitlich gestaltet sein.
- Alle erstellten Karten werden in einem Sammel-QR-Code übersichtlich gespeichert.
- Das gesamte System ist auch für große Teams problemlos skalierbar.
Welchen Nutzen hat es für die Personalabteilung und wie werden deren Verwaltungsaufwand reduziert?
Dieser Workflow reduziert den manuellen Aufwand für die Personalabteilung erheblich und sorgt gleichzeitig für einen strukturierten und kontrollierten Ablauf. Anstatt zu erfassen, wer eine digitale Visitenkarte benötigt und jede Karte manuell zu erstellen, übermitteln die Mitarbeiter ihre Daten einfach über ein Formular, sobald sie eine Karte benötigen.
Die Personalabteilung muss keine Listen mehr pflegen, E-Mails nachverfolgen oder verstreute Anfragen verwalten. Wenn Genehmigungen aktiviert sind, prüft die Personalabteilung einfach den Antrag und gibt ihn frei. Nach der Genehmigung wird die digitale Visitenkarte automatisch anhand der vordefinierten Vorlage erstellt und an den Mitarbeiter gesendet.
Dieser Ansatz gewährleistet einheitliche und regelkonforme Karten und ermöglicht es Mitarbeitern, Karten nach Bedarf zu erstellen. Die Personalabteilung behält die volle Kontrolle ohne Mikromanagement, wodurch das System auch bei wachsenden Teams oder häufig wechselnden Aufgaben problemlos skalierbar ist.
Durch die Verlagerung der Kartenerstellung auf die Mitarbeiter und die Beschränkung der Rolle der Personalabteilung auf einfache Genehmigungen reduziert dieser Arbeitsablauf den Arbeitsaufwand der Personalabteilung und den laufenden administrativen Aufwand erheblich.
Schritt für Schritt: So richten Sie Genehmigungsworkflows für die Erstellung digitaler Visitenkarten ein
Die Einrichtung eines Genehmigungsworkflows für die Erstellung digitaler Visitenkarten ist einfacher als Sie denken. Folgen Sie einfach diesen Schritten, um loszulegen.
Schritt 1: Erstellen Sie die Struktur für Ihre digitalen Visitenkarten
In diesem Schritt erstellen Sie eine digitale Visitenkartenstruktur, die für alle von Ihren Mitarbeitern erstellten digitalen Visitenkarten verwendet wird. Betrachten Sie sie als eine Art Mastervorlage.
1.1 Gehen Sie zum Digitale Visitenkarte Lösung und Aktivierung des Massen-Uploads.
1.2 Auf der Registerkarte „Inhalt“ können Sie die Struktur Ihrer digitalen Visitenkarten erstellen und verwalten, indem Sie Felder hinzufügen, entfernen oder neu anordnen, je nach Ihren Anforderungen und Designvorlieben.
1.3 Speichern Sie die Massen-QR-Code-Stapelung.
Schritt 2: Erstellen Sie ein Formular mit Feldern für digitale Visitenkarten.
Nachdem Sie Ihre Einkäufe erledigt haben, gehen Sie zu Formular-QR-Code-Lösung und folgen Sie diesen Schritten.
2.1 Wählen Sie den Seitencode (URL) und das Design für Ihr Formular.
2.2 Fügen Sie die Formularfelder hinzu. Stellen Sie sicher, dass diese Felder mit denjenigen übereinstimmen, die Sie Ihrer digitalen Visitenkartenstruktur hinzugefügt haben.
2.3 Aktivieren Sie die Option „Erstellung einer Landingpage bei Formularübermittlung aktivieren“.
2.4 Stellen Sie den Landingpage-Typ auf „Digitale Visitenkarten“ ein und wählen Sie die im vorherigen Schritt gespeicherte Menge aus.
2.5 Klicken Sie auf „Feldzuordnungsfenster öffnen“ und ordnen Sie Ihre Formularfelder den Feldern Ihrer digitalen Visitenkarte zu.
2.6 Wählen Sie aus, ob die digitalen Visitenkarten unmittelbar nach dem Absenden des Formulars oder erst nach Ihrer manuellen Genehmigung erstellt werden sollen.
2.7 Speichern Sie den QR-Code des Formulars und teilen Sie die URL mit Ihren Mitarbeitern.
HinweisWenn Sie das Design, die Felder oder die Struktur Ihrer digitalen Visitenkarte aktualisieren möchten, bearbeiten Sie zunächst die Kartenvorlage. Aktualisieren Sie anschließend das Formular, um die neuen Felder hinzuzufügen und korrekt zuzuordnen. Sobald Sie diese Änderungen speichern, gelten sie für alle bestehenden und zukünftigen digitalen Visitenkarten, die über dieses Formular erstellt werden.
Schritt 3: Erstellung digitaler Visitenkarten genehmigen
3.1 Im Abschnitt „Wann soll die Landingpage erstellt werden?“ wählen Sie „Nach manueller Genehmigung der eingereichten Formularantworten“.
3.2 Gehen Sie zu „Formularantworten“" und das richtige Formular anhand des „Formularnamens“ ermitteln." Sie haben während der Erstellung etwas eingegeben. Klicken Sie auf „Antworten anzeigen“, um alle Einsendungen anzuzeigen, dann genehmigen or Ablehnen sie nach Bedarf.
3.3 Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn jemand ein Formular einreicht, aktivieren Sie die Option „E-Mail-Benachrichtigung für Genehmigungsanfrage senden“ und fügen Sie die E-Mail-Adresse hinzu, an die die E-Mails gesendet werden sollen.
Sobald Sie die Anfrage genehmigen, wird die digitale Visitenkarte per E-Mail an den jeweiligen Karteninhaber gesendet. Der Datensatz jeder neu erstellten Karte wird der Sammeldatenbank hinzugefügt, sodass Sie alles zentral verwalten können.
Mit diesem Workflow muss die Personalabteilung die Erstellung von Visitenkarten nicht mehr proaktiv verwalten. Mitarbeiter fordern digitale Visitenkarten nur bei Bedarf an, und die Personalabteilung genehmigt diese. Dadurch entfällt die manuelle Nachverfolgung, und der laufende Verwaltungsaufwand wird reduziert.
HinweisWenn keine Genehmigung durch die Personalabteilung erforderlich ist, können Sie die Option „Nach manueller Genehmigung der eingereichten Formularantworten“ deaktivieren. Teilen Sie das Formular einfach mit den Mitarbeitern, und diese können es einreichen, um ihre digitalen Visitenkarten ohne Eingreifen der Personalabteilung zu erstellen.
Vorteile von genehmigungsbasierten digitalen Visitenkarten für Personalmanager
Ein Genehmigungsprozess bietet HR-Teams die nötige Struktur und gestaltet den Prozess gleichzeitig so einfach wie möglich für die Mitarbeitenden. Hier die wichtigsten Vorteile.
✅ Kartenerstellung auf Anfrage und nach Genehmigung (mit minimalem Aufwand für die Personalabteilung)
Mitarbeiter können ihre Daten über ein einfaches Formular übermitteln, und die Personalabteilung kann jede Anfrage genehmigen, bevor eine digitale Visitenkarte erstellt wird. So wird sichergestellt, dass nur die richtigen Mitarbeiter Visitenkarten erhalten – ohne manuelle Nachverfolgung oder verstreute Informationen.
Die Personalabteilung muss nicht mehr nachverfolgen, wer eine Karte benötigt oder diese manuell erstellen. Die Mitarbeiter stellen die Anträge, und die Personalabteilung genehmigt sie lediglich, wodurch der tägliche Arbeitsaufwand reduziert wird.
🎨 Einheitlichkeit in Design, Struktur und Kartenfeldern beibehalten
Alle Karten folgen dem gleichen Layout und Markenstil. Die Personalabteilung legt die Vorlage einmalig fest, und alle Mitarbeiterkarten entsprechen den Unternehmensstandards.
⚠️ Kartenerstellung überwachen und Missbrauchsrisiko reduzieren
Die Personalabteilung prüft jeden Antrag, bevor eine Karte erstellt wird, um die Veröffentlichung unautorisierter oder falscher Informationen zu verhindern.
💻 Alle erstellten digitalen Visitenkarten an einem Ort verwalten
Alle Karten bleiben mit demselben Stapel verknüpft. Die Personalabteilung kann sie in einer einzigen Tabelle anzeigen, filtern und verwalten, ohne verstreute E-Mails oder Dateien durchsuchen zu müssen.
💼 Schnelleres Onboarding für neue Mitarbeiter ermöglichen
Neue Mitarbeiter füllen das Formular aus, und die Personalabteilung genehmigt ihre Karte schnell. Keine manuelle Gestaltung, keine Verzögerungen und keine Inkonsistenzen.
Wrap up
Genehmigungsbasierte Arbeitsabläufe reduzieren den Arbeitsaufwand der Personalabteilung, da die manuelle Erstellung von Mitarbeiterkarten, Nachfassaktionen und die Nachverfolgung entfallen. Mitarbeiter beantragen Mitarbeiterkarten über ein einfaches Formular, die von der Personalabteilung geprüft und genehmigt werden, wobei die volle Kontrolle erhalten bleibt.
Dieses Update bietet HR-Teams ein übersichtlicheres und zuverlässigeres System zur Erstellung und Verwaltung von Mitarbeiterausweisen in großem Umfang. Es beugt Missbrauch vor, reduziert Fehler und gewährleistet die einheitliche Identität Ihres Unternehmens auf allen Ausweisen.
Häufig gestellte Fragen
Kann die Personalabteilung steuern, welche Mitarbeiter digitale Visitenkarten anfordern dürfen?
Ja. Die Personalabteilung steuert den Zugriff, indem sie das Formular nur mit bestimmten Teams, Abteilungen oder internen Kanälen teilt. Selbst wenn das Formular breit gestreut wird, wird keine digitale Visitenkarte erstellt, solange die Personalabteilung die Einreichung nicht genehmigt hat (sofern die Genehmigung aktiviert ist). So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter die Karten erhalten.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter falsche oder unvollständige Angaben macht?
Die Personalabteilung kann die eingereichten Formularantworten im Abschnitt „Formularantworten“ prüfen und sie gegebenenfalls ablehnen. Die Karte wird erst nach Genehmigung des Antrags erstellt, um die Veröffentlichung fehlerhafter oder nicht konformer Karten zu verhindern.
Wie verhindert dieser Arbeitsablauf, dass Mitarbeiter unautorisierte Kartendesigns erstellen?
Mitarbeiter gestalten ihre Visitenkarten nie selbst. Sie übermitteln ihre Informationen ausschließlich über ein strukturiertes Formular. Die finale digitale Visitenkarte wird ausschließlich anhand der vordefinierten Vorlage der Personalabteilung generiert, wodurch das Risiko von nicht markenkonformen Layouts, Farben oder Feldern ausgeschlossen wird.
Wo kann die Personalabteilung alle genehmigten und abgelehnten Kartenanträge nachverfolgen?
Alle eingereichten Daten und erstellten Karten werden im Massen-QR-Code-Datensatz und im Dashboard „Formularantworten“ erfasst. Die Personalabteilung kann den Genehmigungsstatus einsehen, Einträge filtern und alle Mitarbeiterkarten zentral verwalten.
Ist für jede Anfrage nach digitalen Visitenkarten eine Genehmigung durch die Personalabteilung erforderlich?
Nein. Die Personalabteilung kann festlegen, ob Karten direkt nach dem Absenden des Formulars oder erst nach manueller Genehmigung erstellt werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Teams, Genehmigungen für sensible Rollen zu aktivieren und gleichzeitig bei Bedarf die sofortige Erstellung für vertrauenswürdige Gruppen zu gewährleisten.
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