Die 7 besten digitalen Tools zur Lead-Erfassung bei Veranstaltungen (kein Papier erforderlich)

Leadgenerierung ist das Herzblut des Eventmarketings und entwickelt sich rasant. Laut ein Bericht50 % der Vermarkter geben an, dass die Lead-Generierung ihre oberste Priorität bei Kampagnen ist. Traditionelle Methoden wie Papierformulare und gedruckte Visitenkarten haben jedoch erhebliche Nachteile, wie verlorene Kontakte, Fehler bei der manuellen Dateneingabe und verzögerte Nachfassaktionen.

Persönliche Treffen erleben derzeit ein starkes Comeback. Unternehmen benötigen daher schnellere, intelligentere und zuverlässigere Möglichkeiten, um bei Veranstaltungen Leads zu generieren. Hier kommen digitale Tools ins Spiel. 

Von QR-Codes und NFC-Tags bis hin zu CRM-integrierten Formularen: Moderne Lösungen machen es einfacher denn je, hochwertige Leads sofort, präzise und papierlos zu erfassen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen sieben innovative Möglichkeiten, bei Veranstaltungen mithilfe digitaler Tools Leads zu erfassen, die die Teilnehmer beeindrucken und die Konversionsrate steigern.

Die 7 besten digitalen Tools zur Lead-Erfassung bei Events 

Hier sind die sieben beliebtesten digitalen Tools zur Lead-Generierung für Events. Erfahren Sie außerdem, wie Sie diese Tools nutzen und welche Vorteile sie bieten. 

1️⃣ QR-Code-Formular zur Lead-Erfassung

QR-Code-Formulare dienen dazu, Leads zu erfassen, wenn Teilnehmer sie mit ihren Smartphones scannen.

So zu verwenden

• Generieren Sie einen QR-Code, der mit einem benutzerdefinierten oder Online-Lead-Formular verknüpft ist. Sie können ein benutzerdefiniertes QR-Code für Formulare, oder verwenden Sie ein Google-Formular oder ein CRM-integriertes Formular. 
• Zeigen Sie den QR-Code auf Schildern, Ständen, Ausweisen oder Visitenkarten an. 

Vorteile:

• Kontaktlose und hygienische Methode
• Schnelle und einfache Formularübermittlung für Teilnehmer
• Leaddaten automatisch im Dashboard hinterlegen und speichern
• Maßgeschneidert für Marken und verschiedene Kampagnen

2️⃣ Digitale Visitenkarten 

Durch den digitalen Austausch von Visitenkarten können Sie die Namen, Kontaktnummern, E-Mail-Adressen usw. der Teilnehmer erfassen. 

So zu verwenden

• Erstellen Sie digitale Visitenkarte Nutzung von Plattformen wie QRCodeChimp die Formularintegrationsfunktionen bieten.  
• Teilen Sie es per QR-Code, NFC-Tap oder Link. Empfänger können Ihre Daten speichern und im Gegenzug oft ihre eigenen teilen.

Vorteile:

• Zweiseitiger Kontaktaustausch
• Umweltfreundlich und professionell
• Sofortiger Kontaktaustausch
• Reduziert das Risiko von Datenverlust oder vergessenen Papierkarten
• Rich-Media-Funktionen, einschließlich Videos, Social-Media-Links, Kalender-Links usw.

3️⃣ NFC-fähige Online-Formulare

NFC-fähige Formulare vereinfachen die Lead-Erfassung mit nur einem Fingertipp auf Geräten. Das Formular öffnet sich automatisch, wenn Teilnehmer auf die NFC-Tags tippen oder ihr Telefon in die Nähe halten.

So zu verwenden

• Richten Sie NFC-Tags (Near Field Communication) ein, die so programmiert sind, dass sie ein Lead-Capture-Formular öffnen. 
• Betten Sie diese Tags in Armbänder, Visitenkarten oder Produktmuster ein. 

Vorteile:

• Schneller und nahtloser Formularzugriff
• Keine App oder Eingabe erforderlich
• Modern und professionell – ideal, um technisch versiertes Publikum zu beeindrucken
• Reduziert Reibungsverluste im Lead-Erfassungsprozess

4️⃣ Formulare, die in CRM-Tools integriert sind

CRM-integrierte Formulare ermöglichen es dem Personal am Stand, Teilnehmerinformationen direkt einzugeben, oder der Zugriff auf die Formulare erfolgt über Tablets, QR-Codes oder E-Mail-Nachverfolgungen.

So zu verwenden

• Nutzen Sie Tools wie HubSpot Forms, QRCodeChimp Online Formulare, Salesforce Web-to-Lead oder Zoho Forms zur Integration in Ihr CRM. 

Vorteile:

• Echtzeit-Lead-Synchronisierung mit Ihrem CRM
• Keine manuelle Dateneingabe erforderlich
• Löst Workflows und Lead Nurturing automatisch aus
• Zentralisierte und saubere Datenerfassung

5️⃣ Ausweisscannen

Das speziell mit Barcodes und QR-Codes entwickelte Ausweisscannen hilft Ausstellern dabei, die Lead-Erfassung zu optimieren.

So zu verwenden

• Platzieren Sie Scangeräte oder mobile Apps zum Scannen der Teilnehmerausweise. 
• Erfasst sofort die Daten vorab registrierter Teilnehmer.

Vorteile:

• Schnelle und genaue Datenerfassung
• Sie müssen nicht nach Kontaktinformationen fragen
• Enthält oft Interessen oder Kategorien der Teilnehmer
• Ermöglicht sofortiges Follow-up-Tagging im CRM

6️⃣ Interaktive Kioske

Interaktive Kioske ermöglichen es Besuchern, mit dem Kiosk zu interagieren und ihre Informationen über eine digitale Markenschnittstelle zu übermitteln.

So zu verwenden

• Richten Sie Touchscreen-Kioske mit Lead-Formularen, Produktdemos, Quizzen, Umfragen oder Spielen ein und platzieren Sie sie an Ihrem Stand. 

Vorteile:

• Self-Service-Lead-Erfassung
• Melden Sie sich für Demos an
• Optisch ansprechend und aufmerksamkeitsstark
• Sammelt qualifizierte Leads mit Kontext
• Während der Veranstaltung rund um die Uhr erreichbar

7️⃣ Mobile Event-Apps

Mobile Event-Apps erleichtern die Lead-Erfassung durch die Weitergabe wichtiger Event-Informationen wie Tagesordnungen, Sitzungsdetails, Karten, Teilnehmerprofile usw. 

So zu verwenden

• Fördern Sie die Beteiligung mithilfe von Fragen und Antworten, Umfragen usw. 
• Beschleunigen Sie integrierte Networking- und Lead-Capture-Funktionen. 

Vorteile:

• Nahtlose Lead-Erfassung innerhalb der Event-Infrastruktur
• Vorqualifizierte, engagierte Leads
• Fördert die fortlaufende Verbindung nach der Veranstaltung
• In Event-Analytics-Plattformen integrierte Daten
• Nützlich für Großveranstaltungen mit offiziellen Apps

Best Practices zur Optimierung der Event-Lead-Generierung

Befolgen Sie die Schritte, um die Lead-Generierung für Ihre Veranstaltung zu maximieren:

➡️ Halten Sie das Formular einfach 

Teilnehmer sind bei Veranstaltungen oft beschäftigt und abgelenkt. Ein langes oder komplexes Formular kann entmutigend oder ermüdend sein und dazu führen, dass die Teilnehmer es kaum ausfüllen. 

• Gestalten Sie das Formular benutzerfreundlich, mit einem einfachen Format und Design.
• Beschränken Sie die erforderlichen Felder auf das Wesentliche, wie Name, E-Mail, Unternehmen und Position.
• Verwenden Sie nach Möglichkeit die automatische Vervollständigung und gestalten Sie das Layout mobilfreundlich.

➡️ Transparenz bei der Datenerfassung 

Ohne Vertrauensbildung sind Ihre Bemühungen zur Leadgenerierung weniger wirkungsvoll. Transparenz ist die Grundlage für das Vertrauen der Teilnehmer. 

• Teilen Sie den Teilnehmern klar mit, warum und wie die Daten verwendet werden.  
• Eine klare Aussage auf der Beschilderung, wie etwa „Wir respektieren Ihre Privatsphäre“, funktioniert. 
• Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie DSGVO, CCPA oder PDPA ist erforderlich.

➡️ Bieten Sie Mehrwert im Kontaktaustausch

Wenn Sie den Teilnehmern ein gutes Wertversprechen bieten, werden sie dazu ermutigt, Kontaktinformationen mit Ihnen auszutauschen.  

• Teilen Sie Angebote, darunter kostenlose Testversionen, Rabatte oder Gewinnspielteilnahmen.
• Bieten Sie Download-Zugriff auf exklusive Ressourcen oder hochwertige digitale Inhalte wie ein E-Book, eine Demo oder ein Webinar an. 

➡️ Strategien vor der Veranstaltung

Die Leadgenerierung beginnt insbesondere für Veranstalter frühzeitig. Sie können potenziellen Teilnehmern bereits vor der Veranstaltung Umfragen oder Anmeldeformulare zusenden.

• Bewerben Sie die Veranstaltungen mithilfe von E-Mail-Marketing, sozialen Medien und gezielter Werbung. 

➡️ Lead-Segmentierung (Priorisierung)

Nicht alle Leads sind gleich. Teilen Sie sie anhand von Kriterien wie Berufsprofil, Kaufabsicht, Unternehmensgröße oder Antworten auf qualifizierende Fragen in verschiedene Segmente ein (z. B. heiß, warm und kalt).

• Konvertierung beschleunigen durch gezielte Ansprache potenzieller Kunden mit hohem Wert

➡️ Personalisierte Nachbereitung im Nachgang der Veranstaltung

Vermeiden Sie Massen-E-Mails an Ihre potenziellen Kunden. Gestalten Sie die Folgenachricht persönlicher, indem Sie die Anliegen Ihrer potenziellen Kunden auf der Veranstaltung teilen (z. B.: „Es war toll, Sie gestern am Stand 42 zu treffen und mit Ihnen über Ihre CRM-Anforderungen zu sprechen“). 

• Gehen Sie konkret auf ihre Bedürfnisse ein und erwähnen Sie deutlich, was Sie zur Lösung ihres Problems anbieten können.  

Fazit

Digitale Tools bieten gegenüber der traditionellen Papiermethode zahlreiche Vorteile und ermöglichen Unternehmen die nahtlose Lead-Erfassung auf Veranstaltungen. Mit fortschrittlichen digitalen Tools wie digitalen Visitenkarten oder CRM-integrierten Formularen können Marken die Informationserfassung bei potenziellen Kunden effektiv beschleunigen. Darüber hinaus ist das digitale Ausfüllen für Ihre potenziellen Kunden einfacher und bequemer als das Ausfüllen eines Papierformulars.

Wenn Sie also bei Ihrer nächsten Veranstaltung hervorstechen möchten, gehen Sie über den Stand hinaus – nutzen Sie Technologie, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und sinnvolle Verbindungen aufzubauen, die konvertieren.

Häufig gestellte Fragen